Cuando una empresa va a optar por una acreditación, ya sea en la familia de normas ISO / OHSAS u homólogas, deberá cumplir con el requerimiento de verificar y controlar todos y cada uno de los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables a sus productos o servicios.
El punto específico es la comprobación que debe realizar la compañía, en que conoce y cumple a cabalidad con estos requisitos; no solamente para realizar un superficial cumplimiento, sino también para que ninguna persona dentro de la organización pueda cometer omisiones o actos deliberados que puedan provocar un incumplimiento legal, o bien, una violación de una norma relevante, lo cual puede traer consecuencias severas.
El proceso reviste suma importancia, algunas personas dentro de las empresas, movidas solamente por el canto de sirena de una “rápida acreditación” o “bajo costo” obvian este importante requerimiento, dejándolo en manos de personas que no conocen la vinculación específica entre los requisitos legales y regulatorios y la norma relevante. Con frecuencia se piensa superficialmente que “si estamos operando es que estamos cumpliendo”, lo cual es, cuando menos; inocencia, o bien, una falacia que se la ha venido usted creyendo a fuerza de repetición sin tener evidencia objetiva alguna.
Este proceso a veces es ofertado como una “actividad”, siendo degradado diminutamente a un simple listado de aquellas regulaciones con las cuales su empresa deba cumplir. El requisito que señala la norma es que la empresa no solamente deba demostrar cumplimiento, sino que para efectos del sistema de gestión, se posee una metodología establecida para la identificación y actualización continua de los requisitos legales y regulatorios que ya afecten, y también para aquellos que puedan llegar a afectar su negocio.
Esto va mucho más allá de la simple realización de un “catálogo de regulaciones aplicables”, sino que debe establecerse un proceso efectivo en donde se pueda monitorear continuamente la legislación que pueda estar cambiando, siendo sustituida o actualizada, y también aquella que pueda estar apenas en fase de desarrollo y que pueda presentar un reto en el corto plazo para lograr su cumplimiento, por lo cual la organización debe desarrollar procesos de cambio oportunos, para que con la debida planificación logre satisfacer la ley.
Otro aspecto fundamental es cuando la verificación de cumplimiento es específica al área de higiene y seguridad, siendo imprescindible que el proceso —por favor fíjese que no se habla de evento— no solamente tiene que identificar precisamente la norma y su requerimiento, sino que debe su asesor presentarle también los procedimientos técnicos de Seguridad y Salud Ocupacional para que usted tenga una muestra de cómo se cumple correctamente con la norma.
Ocurre con frecuencia que usted puede encontrar un “precio conveniente” o “favorable” para realizar este trabajo, pero debe tener extremo cuidado, ya que lo barato puede salirle tremendamente lamentable, ya que si usted recibe como producto final solamente un trabajo superficial, hecho por pasantes o por amateurs, no solamente usted estará igual a como empezó: sino peor; puesto que pagó por un trivial servicio de catalogación de leyes y regulaciones, pero sigue sin tener una pista de cómo debe cumplir técnicamente con el requisito estipulado.
Los auditores del sistema de gestión, en el caso de identificar un no cumplimiento de estos requisitos, deberán sustentar una no conformidad; igualmente deberán hacerlo cuando ellos establezcan que una información puntual sobre requisitos legales y regulatorios no fue tomada en cuenta por una falla de origen en su apropiada identificación o en su práctica efectiva de cumplimiento. Esto nunca puede ser dejado de lado por ningún equipo auditor, ya que lo que está en juego no es solamente la percepción de utilidad de su sistema, sino que su credibilidad, por lo que debe conducirse una investigación del porqué del incumplimiento, debiendo necesariamente informar a la autoridad certificadora sobre este hallazgo.
(*) Consultor en Seguridad Industrial.
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