“Decía Gandhi que un minuto que pasas es irrecuperable y lo cierto es que malgastamos mucho tiempo de nuestras vidas en el ámbito laboral y profesional”, señalan Ignacio Buqueras, economista y adalid de la racionalización de los horarios, y Jorge Cagigas, profesional de amplia trayectoria en Recursos Humanos y presidente de la Fundación para el desarrollo de la Función de Recursos Humanos (Fundipe).
De esta manera proponen diez medidas clave para gestionar el tiempo en el trabajo, obtener una mayor productividad y aumentar la satisfacción, motivación e integración en las empresas.
1. Entre y salga a la hora
La gestión eficaz del tiempo de trabajo comienza por la puntualidad. Buqueras y Cagigas, añaden que ser escrupuloso con la hora de entrada al trabajo, da legitimidad para serlo también con la salida laboral.
2. Planifique y priorice
Al comienzo de cada jornada es conveniente anotar las tareas que se deben hacer en el día y, a continuación, ver cuáles son importantes y cuáles no. También sugieren empezar por las actividades más difíciles, “porque, aunque requieren más esfuerzo, la satisfacción de haberlas terminado da impulso para continuar con las demás”.
3. Organícese
Para estos expertos, “es mejor dedicarse a las tareas de una en una, abordándolas de principio a fin, ya que querer hacerlo todo a la vez no funciona y es fuente de estrés”. También aconsejan simplificar y desterrar la manía por la perfección innecesaria.
4. Comprométase e ilusiónese
Para Buqueras y Cagigas hay que poner entusiasmo, pasión y mostrarse orgulloso de pertenecer a la plantilla y no sentirse indiferente ante los éxitos o fracasos de la empresa. “Uno debe implicarse en su trabajo, asumir responsabilidades, tomar iniciativas, tener motivación para aprender constantemente y tener la meta de un trabajo bien hecho, en el tiempo adecuado, y la propia realización y satisfacción”.
5. Aumente su ratio de productividad
Estos expertos en trabajo y empresa señalan que “es preciso mentalizarse para aprovechar al máximo las horas que se pasan en el puesto, evitando dispersarse en distracciones, como charlas intrascendentes con compañeros, distendidas, conversaciones telefónicas o consultas extralaborales en internet”. “Si se realiza la tarea con eficiencia y concentración se puede reivindicar el derecho de salir a la hora convenida, sin necesidad de pasar en el trabajo más tiempo del necesario”.
6. Sepa decir “no”
“Muchas veces, por complacer a otras personas, se hacen cosas que no se deberían y después nos sentimos culpables por no haber cumplido con lo que teníamos pendiente”, según Buqueras y Cagigas, que recalcan que “es mejor decir no y llegar hasta donde se dice, que decir siempre sí y llegar solo hasta donde se puede”.
7. Utilice racionalmente las tecnologías
Estos autores sugieren planificar espacios en los que cerrar el correo electrónico para realizar las tareas concentrado y sereno. “Una vez abiertos, los emails que lo requieran deben ser contestados en el momento, dejando para más adelante los que precisen una respuesta reflexiva y eliminando los que no interesen o hayan sido ya resueltos”, añaden.
En cuanto a los emails que se envían, Buqueras y Cagigas señalan que tienen que ser “concisos y claros” y estar identificados “con un título preciso, por si hay que rescatarlos del archivo, ya que así se pierde menos tiempo buscándolos”.
8. Desconecte
Mientras que internet, el correo electrónico, el teléfono fijo y el móvil han de ayudar y no interrumpir el trabajo, fuera del ámbito laboral hay que gestionar bien el uso del teléfono móvil y del portátil, “porque no se trata de estar conectado a la empresa 24 horas al día todos los días, ni tampoco de llevarse trabajo a casa”, advierten estos autores.
9. Emplee menos tiempo en las comidas
“Si el tipo de actividad y la empresa lo permiten, es preferible almorzar en la mitad de tiempo e invertir el resto en trabajar y venir de casa ya desayunado, ya que ese tiempo se ganará para salir antes y poder atender a la vida personal y familiar”, indican.
10. Deje espacio a la familia y a sí mismo
“Para hallar el equilibrio necesario para estar sanos psicológica, emocional e intelectualmente tenemos que dedicar tanto tiempo a nuestra persona y nuestra familia como al trabajo”, aseguran Buqueras y Cagigas. “Se trabaja para vivir, no se vive solo para trabajar, y no hace falta estar de vacaciones para poder disfrutar de aspectos esenciales y enriquecedores de la vida, como el ocio, la formación, la convivencia familiar, entre otros”.
La clave
Buqueras y Cagigas recomiendan aplicar este decálogo en todos los ámbitos y no sólo en el profesional, ya que “se hace difícil imaginar personas que en el trabajo sean disciplinadas, ordenadas y buenos gestores de su tiempo y que en sus otras áreas de la vida (personal, familiar, etc.) no lo sean”.