1. La situación actual en la mayoría de las organizaciones medianas y pequeñas empresas, a mediados de la década del noventa, se empezó a generalizar la aplicación de la técnica FODA en grandes empresas y organizaciones nacionales e internacionales en el país, por especialistas extranjeros en el contexto de la planificación, como un diagnóstico o seguimientos de evaluación de procesos y productos. Como representante institucional del MED tuve participación en pocas ocasiones, pero posteriormente como dirigente de algunas ONG tuve la oportunidad de apoyar y participar en varias ocasiones.
En los últimos diez años las empresas y organizaciones medianas y pequeñas ocupan casi todo su tiempo en resolver las operaciones diarias y no tienen tiempo para la función de planificación. Son varias las causas que lo determinan: las inversiones de las macroempresas y los proyectos de inversiones que están protegidos por el Gobierno, los precios del mercado externo e interno de los productos, por el modesto personal de trabajo entre otros. Todos los administradores saben que un programa efectivo de trabajo debe tener una visión clara del futuro inmediato y que se debe elaborar los pasos a seguir dentro del mercado que nos caracteriza.
2. El FODA (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una buena técnica de análisis que permite a los dueños o directivos que conozcan y se apropien de la situación de la organización; sentirse partícipe de los objetivos, metas, estrategias y principales actividades que se implementarán para mantener un punto de equilibrio o decrecer como empresa, en el contexto de nuestras políticas financieras, las demandas, el precio del mercado en el corto plazo.
Las empresas pequeñas y medianas se deben preguntar: ¿Donde deseo estar el próximo año? ¿Qué recurso necesito y cuáles tengo? ¿Tengo metas y objetivos bien definidos y aterrizados? ¿Cómo está la calidad del servicio o el producto? ¿Cuáles son los principales problemas que me detienen? ¿En qué negocio debería estar? ¿Quiénes serán los competidores? Con la aplicación de la técnica FODA se obtiene una riqueza de información y es una técnica sencilla de entender y manejar que requiere un coordinador con experiencia que se puede encontrar dentro del personal directivo o administrativo y que se apoya con un pequeño grupo para formular el plan de trabajo. Para tener una idea global y particular sugiero la obra “El FODA una técnica para el análisis de problemas en el contexto de la planificación en las organizaciones”; un trabajo de las investigadoras Teresa García López y Milagro Cano Flores, un trabajo muy práctico que lleva de la mano al lector.
3. La técnica FODA debe analizarse en el siguiente orden: Fortalezas, Oportunidades, Amenazas y Debilidades. Analizados dentro del marco del mercado y de las competencias tanto presentes como futuras inmediatas.
La técnica permitirá contar con información valiosa proveniente de personas involucradas en el negocio y que con su Know How pueden aportar ideas inestimables. La intuición y la creatividad de los involucrados es parte fundamental en el proceso de análisis, ya que para unos son cosas de oportunidades y para otros pasan desapercibidas, son temas de análisis la naturaleza del tipo de servicio, sus proveedores, la capacidad gerencial, el liderazgo, las capacitaciones, la modernidad de los equipos, la disciplina laboral, las orientaciones de direcciones de trabajo, etc. Los aportes de grupos e individuales se identifican ubicándolos en los cuatros aspectos del FODA.
4. Propuesta metodológica de trabajo. En general se considera los siguientes aspectos y etapas: 1) Integración del equipo de trabajo. 2) Diseño de la agenda. 3) Sesión de trabajo como lluvia de ideas. 4) Selección y análisis de los temas y problemas. 5) Ordenamiento de los problemas. 6) Evaluación de los problemas. 7) Selección ponderada de los problemas. 8) Alternativas y estrategias del negocio. 9) Plan de operación. 10) Seguimiento permanente.
Es conveniente que el tamaño del equipo de trabajo sea pequeño, que los miembros sean representativos de las agrupaciones claves, que el coordinador tenga acceso o comunicación con el gerente o dueño para consultar dudas e informar; que se detallen los objetivos específicos y las metas, desempeños, que permitan derivar las estrategias y las actividades. Se tiene que crear una atmósfera positiva que antepone los intereses de la empresa a los personales; lo mismo que evitar discusiones negativas, lo mismo que tener actitudes positivas ante las fallas y errores que generen propuestas de soluciones e incluso llegar a acuerdos comunes.
El análisis del contexto puede ser reforzado con estudios reales sobre clientes, proveedores, intermediarios, competencias; el análisis de los problemas debe ser manejado con inteligencia y tacto. Se tienen que señalar los problemas significativos para valorarlos y ordenarlos en ranking de importancia. Ejemplos de problemas significativos: la dependencia financiera de créditos bancarios, la falta de interés sobre la planificación, falta de modernización de los equipos, falta de determinadas capacitaciones para el desarrollo del personal, falta de liderazgo en directivos, etc. Y se planean en un cronograma semestral o anual, el cumplimiento de las metas y objetivos como procesos, con las principales actividades con fechas lugares, costo y responsable.
Nuestra actual realidad. El estilo de gobierno en el país es muy particular, personal y de pequeño grupo que avanza en la macroeconomía y en algunos indicadores económicos. Apoya y protege las grandes inversiones y proyectos vinculados con la energía, el turismo y la agroindustria. Después de los resultados de las elecciones el Gobierno tomará e impulsará otras nuevas decisiones vinculadas con deudas, préstamos internacionales, un nuevo mercado de productos; y posibles nuevas medidas partidarias y sociales. Por lo que es tiempo para que todas las empresas reflexionen y prevean su organización y destino. Todavía el FODA es una sencilla pero excelente técnica de análisis para aplicarlas en estos meses del 2016.
El autor es ex Asesor Dirección General MED.
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