Según estadísticas menos del 10 por ciento de las reuniones son productivas y menos del 20 por ciento se enfocan en tomar decisiones. El exceso de horas de reuniones, desperdiciando horas de trabajo y disminuyendo la productividad laboral es una grave enfermedad de ineficiencia gerencial.
El exceso de reuniones suele surgir por:
a). Cultura organizacional con jefes dictatoriales que quieren hacer creer a los empleados que existe democracia para escuchar las voces de las personas.
b). Egos de jefes que entorpecen la comunicación y las decisiones.
c). Pánico a equivocarse y cacería de brujas desatada.
d). Jefes inseguros o excesivamente desconfiados/protectivos que tienen obsesión por saber y tener involucramiento en absolutamente todo lo que pasa en la organización.
La pérdida de tiempo puede ser tan significativa que algunos empleados, de alto nivel de la organización, llegan a pasar entre 40 y 60 por ciento de su tiempo en reuniones que podrían evitarse, generando un costo de oportunidad (lo que deja de producirse mientras está en la reunión) gigantesco para la organización.
Consejos para reducir la reunionitis:
1. Reúnase solo si es necesario, si los beneficios que va a traer son mayores que los costos de reunirse y no reunirse si el asunto se puede resolver con un correo electrónico, una llamada o un chat.
2. Enfóquese en un objetivo definido con un contenido y agenda clara que refleje el objetivo buscado. Debe existir una decisión que necesita ser tomada.
3. Prepare la reunión con anticipación informando y proporcionando información relevante a los participantes.
4. Invite solo a la gente necesaria evite invitar a quien no es necesario o no va a aportar a la reunión. Solo deben participar quienes lleven insumos importantes para la misma. Procure no reunir a más de diez personas y tenga identificado a un claro tomador de decisiones en la misma.
5. Reúnase solo el tiempo mínimo necesario, con brevedad y contundencia. Procure discutir un tema por reunión.
6. Cumpla horarios. Comience y termine a tiempo la reunión. Respete tiempo de las personas.
7. Al final elabore un acta con acuerdos, compromisos, responsables, fechas y resultados esperados de las decisiones, repártala a los participantes y dé seguimiento.
Como gerente uno es responsable de administrar bien los recursos de tiempo y dinero de que dispone y de mantener motivado a su equipo de trabajo. Cumpla con su deber y dispárele sin pena a la vaca sagrada de la reunionitis!
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