Mapeo de procesos de negocios

Aprende sobre la importancia de contar con un mapa sobre el funcionamiento de los negocios. ¿Para qué sirven? ¿Cómo funcionan? ¿Cómo se construyen?

12/10/2017
detalles, experiencias

Carlos R. Flores

Se refiere a las actividades relacionadas con la definición propia de una organización,
identificando en los procesos internos principales, estableciendo cuál es la posición que está
al cargo así como el proceso estandarizado que deberá ser completado, incluyendo la
medición de efectividad dentro de los parámetros administrativos.

Esta es una de las metodologías más poderosas que pueden aplicarse a un negocio para
identificar las duplicaciones, errores, reprocesos, burocracia o áreas expuestas por carecer
de controles eficaces, pero principalmente, para ubicar aquellos pasos que no agregan valor
a los clientes, tanto internos como externos.

Los mapas de proceso exhiben la relación entre los pasos e insumos para producir un
resultado final que es típicamente un producto o servicio, o bien, su combinación, a la que
denomino personalmente, productoservicio.

Esta metodología de documentación tiene que ver no solamente con mostrar
ordenadamente en un diagrama lo que una organización hace, sino, por qué lo hace, cuál es
el estándar para el éxito operativo, así como la determinación de cada paso promoviendo la
transparencia, facilitando así un formidable proceso de aprendizaje para el personal nuevo,
o bien de refrescamiento, lo cual tiene que ser realizado periódicamente.

Esta sistematización forma parte del gerenciamiento permanente de una organización, no
solamente como una tarea formal y necesaria, sino que también posee connotaciones
estratégicas. No obstante su importancia, en la práctica profesional he podido notar ciertas
desviaciones y vicios en que incurren ciertas organizaciones:

1. Hacer del mapeo de procesos un fin y no un medio: Frecuentemente, se cree que la
diagramación en sí misma es el propósito último, cuando en realidad, es apenas una
etapa básica en donde mediante un equipo de trabajo interno cada proceso deberá
plasmarse y revisarse críticamente, proponiendo cambios para su perfeccionamiento
en eficiencia y controles, así como en su simplificación lógica para dotarle de un
mayor valor agregado al cliente final.

2. Delegación total de este trabajo en consultores: Los servicios de asesoría o
consultoría son recomendados para la facilitación del proceso conjunto al liderar un
equipo interno, en donde se deba incluir talento propio de suficiente calibre que
conozca competentemente la organización. Si un consultor –interno o externo-
queda 100% al cargo de este proceso, generará varios inconvenientes,
principalmente, la no conservación interna del sentido de propiedad por parte del
personal interno de la arquitectura de los mecanismos sobre los procesos más
importantes de la organización.

Al realizar este mapeo, deberá asignarse a cada dueño-a de proceso un tiempo
prudencial, para que en conjunto con esa fuerza de tarea multidisciplinaria, pueda
revisar, identificar desviaciones, proponer y corregir los procesos actuales, y no
pensar en forma simplista que si ya se levantó la información, se finalizó la tarea.

3. Ausencia de referencias técnicas para el desarrollo de procesos: Frecuentemente las
organizaciones realizan este ejercicio sin verificar la estructura o referencias
normativas utilizadas, perdiéndose en improvisaciones evitables. Mi recomendación
es que se puedan identificar y seleccionar una guía específica documentada, es
decir, que haya una referencia conocida y consultable del modelo.

4. Utilizar software poco conocido: Se debe enseñar al personal a pensar en términos
de procesos y de sistematización para que ellos puedan identificar, no solamente su
contribución personal, sino aquellos criterios bajo los cuales deberá medirse su
desempeño. Es por eso que el software para mapeo y desarrollo de procesos debe
ser de uso generalizado. Mi recomendación es Visio, que aunque es pagado, es muy
accesible, aunque el Bizagi es también muy útil para esta tarea.

5. Diagramar todos los procesos, cuando solamente –por el 80-20 de Pareto– deberían
plasmarse los más relevantes y críticos.

 

Para comentarios o sugerencias: direccion@cambiocultural.net

...
Comentarios

Apegados a la libertad de expresión y a las políticas de privacidad, www.laprensa.com.ni modera los comentarios. Para publicar un comentario más rápidamente debe iniciar sesión con su cuenta en Google o Facebook. No se publicaran comentarios que contengan expresiones ofensivas, imputaciones de delito, acusaciones personales o que inciten a la violencia. Solo se publicarán aquellos comentarios cuyo contenido esté relacionado a la nota.

LA PRENSA tampoco publicará comentarios escritos en mayúsculas o que hagan enlace hacia otros sitios webs no autorizados, y únicamente se publicará comentarios escritos en español.

Los comentarios y opiniones que expresen nuestros lectores no son necesariamente compartidos por Editorial LA PRENSA, ni la empresa se hace responsable por sus contenidos.

Se le solicita a los lectores reportar un comentario publicado que contradiga estas disposiciones a: edicion.digital@laprensa.com.ni para que sea removido.


Recientes
16/07/2018 07:55 PM

Marcha por la Justicia se solidariza con familiares detenidos en El Chipote

Nacionales
Marcha por la Justicia se solidariza con familiares detenidos en El Chipote

Gritando consignas, agitando banderas y entonando las notas sagradas del Himno Nacional, los jóvenes recorrieron las callles a partir de las 11:00 a.m. y a mediodía ya estaban en El Chipote...

16/07/2018 06:14 PM

Gobierno de Daniel Ortega criminaliza las protestas

Política
Gobierno de Daniel Ortega criminaliza las protestas

En la nueva ley se establecen penas de cárcel ente 15 y 20 años de cárcel para quienes cometan terrorismo o a quienes financien estos delitos..

16/07/2018 05:44 PM

Policía Nacional libera a 15 ciudadanos detenidos el fin de semana en Granada

Departamentales
Policía Nacional libera a 15 ciudadanos detenidos el fin de semana en Granada

Los familiares se emocionaron al ver sus parientes salir de la estación policial. Sin embargo, otro grupo de padres de familia se quedaron para saber de sus detenidos..

16/07/2018 04:20 PM

Trece países exigen desmantelamiento de paramilitares en Nicaragua

Política
Trece países exigen desmantelamiento de paramilitares en Nicaragua

Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras, México, Panamá, Paraguay, Perú y Uruguay son los países que expresaron su preocupación por la violación de los derech..

16/07/2018 04:04 PM

Premio Cervantes vivió sus últimos años en la cama por simple “pereza”, dice su viuda

Cultura
Premio Cervantes vivió sus últimos años en la cama por simple “pereza”, dice su viuda

El escritor Juan Carlos Onetti no esperaba que le dieran el Premio Cervantes -en 1980- "porque era muy supersticioso, así que se quedó en la cama; pero al final llamaron a la puerta"..

16/07/2018 04:02 PM

Paramilitares armados asedian los barrios y comunidades de Madriz y Nueva Segovia

Departamentales
Paramilitares armados asedian los barrios y comunidades de Madriz y Nueva Segovia

Hombres armados con fusiles de guerra también custodian las casas de alcaldes orteguistas, así como las instalaciones de las alcaldías y casas del FSLN..

Noticias por Correo

Suscribase gratis para informarse del diario acontecer nacional e internacional.

{{ formErrors.get('formInputs.email') }}

{{ value }}