Una de las tendencias más marcadas en algunas empresas que tienen una cultura imperfecta de Seguridad Operacional (SO), es la de escribir procedimientos incesantemente, la cual es un síntoma de varias distorsiones o encuadres culturales que las afectan, sobre todo, a aquellas organizaciones de alta confiabilidad operativa.
Esta tendencia o manía compulsiva —lejos de considerarse una fortaleza operacional como creen algunos ingenuos—, es una verdadera perturbación, una enfermedad organizacional que debe ser tratada urgentemente, sintomática de una cultura absurda que provoca el incremento exponencial de la entropía administrativa de una empresa —su nivel de complejidad interna— que impide que su personal y sistemas puedan articularse eficientemente.
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¿Cuáles son sus causas?
Primero que todo es un reflejo del miedo a asumir la responsabilidad personal sobre las decisiones; en este caso, sobre los temas de SO; segundo, es también una medida del grado de dilución de responsabilidad como tara cultural colectiva, puesto que se asume crédulamente que, si una decisión se toma de forma compartida, entonces va a ser menor la obligación personal de rendición de cuentas en caso de un error, o bien, de un accidente.
Tercero: es reflejo también de cargos y funciones poco empoderados e inferiormente competentes, sobre el tramo de control operacional de determinada tarea o proceso. No obstante, existe una ilusión de que la prescripción de un procedimiento para cualesquiera labores —independientemente de sus niveles de riesgo—, promoverá un marco cualificado para la toma de decisiones de una manera consistente y eficaz, los cuales podrían ser tristemente ilusorios.
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Cuarto: la tendencia viciosa a que el personal perciba ingenuamente que el desarrollo de un procedimiento pueda sustituir una gerencia efectiva, lo cual también es un pensamiento limitante de la acción oportuna.
Frecuentemente, los procedimientos adicionales —basados en esta enfermiza tendencia compulsiva— son difíciles de articular y de poner en práctica a través de organizaciones muy grandes y complejas, lo cual es una desventaja no menor.
Otro inconveniente es que restringen la innovación y la creatividad, puesto que hay axiomas gerenciales hartamente comprobados — especialmente en la gestión de SO—, de que no todas las tareas van a resultar mejor si se ejecutan con un procedimiento.
Hay que entender que la proliferación sin fin de procedimientos —sobre todo aquellos engorrosos o difíciles de usar— pueden convertirse en el peor enemigo de una organización que deba ser ágil y competitiva. Pocos reflexionan acerca de los inconvenientes de querer procedimentarlo todo; puesto que no solamente cuenta el tiempo invertido en gestionar o tutelar los procedimientos adicionales, sino que se causará un debilitamiento sistémico en otras áreas cognoscitivas que deberían ser fortalecidas radicalmente, como la capacidad de análisis crítico y el pensamiento basado en riesgo de todos los colaboradores.
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También se provoca un incentivo perverso de pensar que la SO está en un pedazo de papel, y no en una visión y administración juiciosa de las tareas, lo que limita en forma atroz el pensamiento y accionar de los verdaderos expertos, que son, legítimamente, el personal de operario acerca de cómo realizar la tarea en forma segura.
Al efectuar esta multiplicación sin fin de procedimientos de SO, se dejan de lado aquellos otros procesos sistémicos para fortalecer la excelencia operacional: supervisión competente, planificación adecuada, dotación correcta de recursos, capacitación práctica, establecimiento de metas, aprendizaje continuo mediante una cultura que promueva esta virtud organizacional; liderazgo personal y gerencial, tecnología apropiada, maquinarias y equipos, administración de factores humanos, aseguramiento y control de calidad, comunicaciones efectivas, interfases persona-máquina; entre otras dimensiones panorámicas de los sistemas interactuantes en cualquier proceso dentro de una organización de alta confiabilidad operativa.
Finalmente —pero no menos importante— la procedimentitis restringe gravemente la habilidad y versatilidad que debe tener cada organización para actuar expeditamente, cambiando diligentemente los enfoques y estrategias inadecuadas.
Esta enfermedad restringe la autonomía misma del conocimiento y las destrezas adquiridas y acumuladas en sus depositarios, que son precisamente, quienes ejecutan las tareas en el campo, encarcelándoles y proscribiéndoles la heurística propia, el talento y la innovación, sepultándolas bajo una lápida de procedimientos, provocando la infantilización y subdesarrollo de su talento, ya que realizar todo a través de procedimientos sin fin, es la antítesis de la recursividad y creatividad en el fortalecimiento de la SO.